Las circunstancias identificativas de los otorgantes o sus representantes en un instrumento público se harán constar por lo que resulte de los documentos de identidad aportados y, en su caso, por sus manifestaciones.
Los documentos de identidad válidos para la identificación de los otorgantes son los siguientes:
- Respecto de españoles: Documento Nacional de Identidad o pasaporte, vigentes.
- Respecto de extranjeros residentes en territorio nacional: pasaporte o permiso de residencia expedido por autoridad española, vigentes.
- Y respecto de extranjeros no residentes: pasaporte o cualquier otro documento oficial expedido por autoridad competente de su país de origen que sirva a efectos de identificación, vigentes –lo que se certificará en caso de duda por la autoridad consular correspondiente-.
No es válido en carnet de conducir.
En todo caso los documentos empleados para la identificación deberán tener fotografía y firma (artículo 161 del Reglamento Notarial), y el notario deberá conservar copia de dichos documentos así como de los poderes utilizados en la identificación durante un periodo de seis años, a contar desde la fecha en la que esa persona intervino por última vez en un acto o negocio autorizado en la Notaría.
En el caso de otorgantes habituales, el notario podrá dar fe de conocimiento personal, conforme al artículo 23 de la Ley del Notariado, siempre que anteriormente se haya identificado al compareciente con alguno de los documentos antes indicados y se hubiera dejando copia en la Notaría del documento identificativo.
Si se trata de escrituras púbicas relativas a actos o contratos por los que se adquieran, declaren, constituyan, transmitan, graven, modifiquen o extingan el dominio y los demás derechos reales sobres bienes inmuebles, o a cualesquiera otros con transcendencia tributaria, los comparecientes acreditarán ante el Notario autorizante sus Números de Identificación Fiscal y los de las personas o entidades en cuya representación actúen, de los que quedará constancia en la escritura.
El formato del NIF consiste básicamente en ocho números más un dígito de control para españoles con DNI o bien en una letra, siete números y un dígito de control para el resto de personas físicas:
Tipo Comentario
- DNI: Españoles con DNI asignado por el Ministerio del Interior.
- NIF K: Españoles menores de 14 años.
- NIF L: Españoles residentes en el extranjero sin DNI.
- NIF M: NIF que otorga la AEAT a extranjeros que no tienen NIE.
- NIF X: Extranjeros identificados por la Policía con un Número de Identidad de Extranjero (NIE), asignado hasta el 15 de julio de 2008.
- NIF Y: Extranjeros identificados por la Policía con un NIE, asignado desde el 16 de julio de 2008 Orden INT/2058/2008, BOE del 15 de julio).
- NIF Z: Letra reservada para cuando se agoten los 'Y' para Extranjeros identificados por la Policía con un NIE.
En los casos en que no consten los números de identificación fiscal, no se practicará ninguna inscripción en el Registro de la Propiedad (artículo 254.2 de la Ley Hipotecaria), salvo que sea subsanado dicho defecto mediante escritura pública en la que consten todos los números de identificación fiscal de los otorgantes.
La edad de los menores se expresará por indicación de la fecha de nacimiento. Tratándose de mayores de edad, bastará consignar esta expresión, salvo cuando la indicación de número de años de edad cumplidos fuere indispensable para el acto o contrato de que se trate, lo exija alguna disposición legal o reglamentaria, o el Notario lo juzgue conveniente.
Las circunstancias relativas al estado de cada compareciente se expresarán diciendo si es soltero, casado, separado judicialmente, viudo o divorciado. Si el otorgante fuere casado, separado judicialmente o divorciado, y el acto o contrato afectase o pudiese afectar en el futuro a las consecuencias patrimoniales de su matrimonio actual, o en su caso, anterior, se hará constar el nombre y apellidos del cónyuge a quien afectase o pudiese afectar, así como el régimen económico matrimonial. Las circunstancias a que se refiere este párrafo se harán constar por el Notario por lo que resulte de las manifestaciones de los comparecientes. Se expresará en todo caso el régimen económico de los casados no separados judicialmente. Si fuere el legal bastará la declaración del otorgante. Si fuese el establecido en capitulaciones matrimoniales será suficiente, a todos los efectos legales, que se le acredite al Notario su otorgamiento en forma auténtica. El Notario identificará la escritura de capitulaciones y en su caso, su constancia registral.
Medios supletorios de identificación, en defecto de conocimiento personal del Notario (artículo 23 Ley del Notariado).
a. La afirmación de dos personas, con capacidad civil, que conozcan al otorgante y sean conocidas del Notario, siendo aquéllos responsables de la identificación.
b. La identificación de una de las partes contratantes por la otra, siempre que de esta última dé fe de conocimiento el Notario.
c. La referencia a carnets o documentos de identidad con retrato y firma expedidos por las autoridades públicas, cuyo objeto sea identificar a las personas.
El Notario en este caso responderá de la concordancia de los datos personales, fotografía y firma estampados en el documento de identidad exhibido, con las del compareciente.
d. El cotejo de firma con la indubitada de un instrumento público anterior en que se hubiere dado por el Notario fe de conocimiento del firmante.
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